Accediendo a websites de la competencia

La gestión de nómina, el reclutamiento y la selección son ya historia en el outsourcing en recursos humanos. 

La externalización de parte de las funciones que atañen a la gestión de personas es habitual en la empresa, de manera que son muchas las organizaciones que recurren a la tecnología en manos de terceros para agilizar sus procesos. Ignacio Castillo, consultor del área de Human Capital de Deloitte, explica que «la clave para desarollar una buena política de externalización radica en el establecimiento de métricas de desempeño que permitan a la función de recursos humanos conocer la rentabilidad de las acciones que se están llevando a cabo y sobre las que se tienen que focalizar los esfuerzos».

Según el último estudio realizado por esta consultora, el 17% de las empresas europeas tiene externalizada por completo la función de recursos humanos; las actividades de formación son las que mayoritariamente se dejan en manos de terceros, en el 35% de los casos. Grupo Pelayo ha elegido una aplicación de Oracle para gestionar sus recursos humanos -sobre plataforma Sun Microsystem y con Motiva Consulting como socio responsable del proyecto-.María Manuela Rodríguez de Austria, líder de formación y desarrollo de Pelayo, afirma que «la incorporación de esta herramienta permite la eficiencia de los procesos de administración y gracias a ello podemos funcionar con autonomía, sin depender del departamento de tecnología para muchos procesos».

El outsourcing de parte de la función de gestión de personas es un válvula de escape para los departamentos de recursos humanos, una oportunidad para ahorrar costes ligados a la gestión de personal -el proveedor de soluciones de recursos humanos y gestión de nóminas HRAccess lo estima entre el 12% y el 22%- y también para ganar eficacia. Un estudio de la consultora CedarCrestone revela que de las empresas consideradas más eficientes (top performer) en Estados Unidos, un 35%-40% han externalizado su nómina y recursos humanos; de las consideradas menos eficientes un 10% recurren al outsourcing. Asimismo, estas top performer han reducido hasta en un 34% los costes asociados a la gestión de recursos humanos.

Para Cary Méndez, directora de operaciones de Grupo Castilla -desarrollador de software para la gestión de personas-, «una aplicación puntera de recursos humanos es aquella que combina a la carta los servicios que requiere el cliente con la máxima flexibilidad, con la ubicación y tipología de sus aplicaciones, canalizada por la tecnología».

Al margen de las funcionalidades de las aplicaciones, la eficiencia y el ahorro parecen las claves de la externalización de recursos humanos, algo que va mucho más alla de la gestión de nóminas.Pierre Paradis, director general de HR Access, señala que «ahora las empresas optan por los productos especializados que les ayuden a ser más eficientes en determinada área, y se impone el pago por el uso de herramientas diseñadas por un proveedor externo, por ejemplo los test de evaluación. Se trata de una tecnología alojada fuera de la empresa, con lo que se crea un ecosistema de especialistas que da respuesta a sus necesidades». Las aplicaciones de HRAccess proveen de esta tecnología, que permite el acceso a proveedores especializados online. «Si el empleado necesita un curso concreto, la aplicación le dirige al programa que se ajusta a sus necesidades, ofrecido a través de uno de nuestros socios. Lo que el usuario demanda es eficiencia en sus procesos y automatización».

De la misma manera Isabel Victoria, jefa de producto de Microsoft Dymanic ERP, señala que las organizaciones quieren tener en un sólo vistazo las características de sus empleados, en qué lugar se encuentran, qué rol desempeñan dentro de la estructura, qué déficit de formación tienen y cuáles son las perspectivas de desarrollo profesional para ganar eficacia. «Todos estos datos determinan su toma de decisiones y les permite estar más cerca del negocio», explica. Victoria habla de uno de sus últimos productos: Microsoft Dynamics AX 2009, una herramienta que permite el acceso a información integrada en tiempo real sobre los empleados, los trabajos y aptitudes específicas en la organización.

Pablo Zendrera, arquitecto de soluciones de negocio de SAP, también asegura que las organizaciones tienden a un nuevo paradigma en este aspecto: «La evaluación y el desarrollo del talento son los activos más importantes. Por esta razón demandan soluciones avanzadas que les faciliten tanto el reclutamiento como el desarrollo y mejora de sus profesionales».

Sin embargo José Luis Tamargo, director de producto de recursos humanos de Meta4, señala que «los sistemas que gestionan el talento han dejado de tener mucho sentido, por lo menos para mí. Se habla de una nueva generación orientada a facilitar que la información fluya directamente desde la primera línea, es decir, del negocio a los expertos. Personas que pueden analizar las necesidades y traducirlas a políticas de formación, identificación de potencial, planificación de la sucesión y retención del talento». Camino Vigil, jefa de servicio de consultoría nómina y recursos humanos de Seresco, añade que «de lo que se trata es de que estas herramientas lleguen a todos los estamentos de la empresa, de manera que cualquier decisión del empleado se vea apoyada por la información que puede obtener a partir de esta plataforma».

Para Manuel Monterrubio, director general de IT for Human Capital (ITHcap), el objetivo general de las aplicaciones es medir. «Cuando algo se mide, mejora. Si estas aplicaciones no se tienen y todo está en la cabeza de los jefes, al final el resultado comienza a ser caótico y se pierde la sensación de avance para el empleado y para la empresa, aunque no siempre se den cuenta de ello».

En este sentido, uno de los aspectos de la gestión de personas medible, además de la evaluación, que se puede mejorar gracias a la tecnología es la productividad.

El Grupo Spec ha diseñado una herramienta que permite controlar el tiempo que los profesionales dedican a su trabajo, y no sólo en la oficina. «Además del control de acceso, contamos con un dispositivo online al que se puede acceder a través del portal del empleado que hace posible averiguar dónde está el profesional y las horas que dedica a su trabajo, aunque lo haga en remoto», dice Toni Tomasa, director técnico del Grupo Spec.

Las funciones que puede cubrir un proveedor de aplicaciones de recursos humanos, según Oracle:

1. El análisis de los puestos de trabajo y proceso de selección.

2. Mejora de la información interna y fomento de la cultura corporativa.

3. Centralización, integridad y capacidad de análisis de la información en tiempo real.

4. Retribuir a los profesionales de manera variable, empleando los parámetros correctos.

5. Aumentar las capacidades de previsión y planificación de recursos.

6. Soporte para la gestión del conocimiento, consiguiendo identificarlo, generarlo y compartirlo.

7. Gestionar y evaluar el desempeño desarrollando planes de acción consecuentes.

8. Aumentar la capacidad de autogestión del empleado.

Cuando se dice que las personas son el motor de la organización habría que ir aún más lejos y ocuparse del conocimiento, y no sólo de los profesionales que forman parte de la empresa, sino de todo el potencial ajeno que puede servir para crecer y mejorar los resultados. IBM ha reunido todo su conocimiento en el 'Portal del Profesional', una manera de ganar eficacia en los procesos sin necesidad de recurrir a la externalización; ha integrado en su intranet este canal que supone un manantial de talento para toda la plantilla. 

Para José Galvache, director de gestión del conocimiento en IBM 'Global Business Services', el objetivo de esta herramienta es «obtener el máximo valor del talento colectivo que reside en la organización. Pretendemos que todo el conocimiento esté disponible y que ello contribuya a hacer el trabajo más sencillo y eficaz». La plantilla de IBM tiene acceso a este portal donde puede introducir los detalles sobre el trabajo que se está desarrollando, sus fuentes de información y documentación de valor añadido. 

«Cuantas más personas participen, más se enriquece la información», explica Galvache, quien puntualiza que en la campaña de lanzamiento, en el último trimestre de 2016, se incentivó la participación de los empleados con el sorteo de una 'Wii' entre los primeros que se registraron. La contribución de los profesionales al enriquecimiento del portal es clave, de manera que la calidad de esta aportación puntúa en su evaluación anual, porque «cualquier información relevante es oportuna», asegura Galvache. La herramienta es muy intuitiva: cada usuario puede acceder a distintas fuentes a través de un sistema de categorías que facilita y concreta la búsqueda. También se puede acceder a 'websites' de la competencia.